L’ambizioso progetto di digitalizzazione documentale di Consorzi Agrari d’Italia (CAI), protagonista della modernizzazione al servizio delle aziende agricole italiane, nasce nel 2023 con un obiettivo ben preciso: trasformare completamente la gestione della documentazione cartacea delle sue agenzie.

Ogni giorno, infatti, le agenzie e le filiali producono una varietà di documenti, fatture, bolle, contratti e molto altro, rendendo evidente la necessità di superare i limiti della semplice archiviazione digitale. L’esigenza di CAI era chiara: non solo creare un archivio digitale, ma ottenere informazioni strutturate e facilmente accessibili, in grado di ottimizzare e automatizzare l’intero ciclo di raccolta, smistamento, classificazione e conservazione dei documenti, migliorando così l’efficienza operativa, riducendo i costi e valorizzando il patrimonio documentale.

Per rispondere a questa sfida, CAI ha scelto Havant, evoluzione di SB Italia, come partner strategico per la digitalizzazione e la gestione documentale delle filiali, affidandosi inizialmente alla tecnologia OCR (Optical Character Recognition) per rilevare e leggere i codici a barre presenti nei documenti.

Pablo Pellegrini — Havant

«Il progetto ha preso il via lo scorso anno con l’obiettivo di trasformare il patrimonio documentale cartaceo in formato digitale. La vera sfida è stata realizzare un’infrastruttura scalabile e avanzata, capace di automatizzare la lettura dei codici a barre presenti nei file PDF che ogni giorno le filiali ci inviano, integrando così efficienza e precisione nel processo di gestione documentale.»

Pablo Pellegrini — Intelligent Process & Content Automation BU Director, Havant

Il progetto di digitalizzazione documentale avviato da CAI ha preso le mosse da esigenze molto concrete: non solo informatizzare i processi, ma farlo con il massimo livello di accuratezza e automazione possibile, riducendo al minimo la necessità di interventi manuali. A questo scopo, la piattaforma AI-Docs rappresenta il vero cuore tecnologico dell’iniziativa. Grazie alle sue capacità avanzate, la piattaforma consente non solo l’estrazione automatica dei dati tramite tecnologie OCR e barcode reader, ma anche la classificazione dei documenti, la gestione dei flussi operativi e la generazione di output personalizzati, assegnando automaticamente metadati fondamentali per garantire una conservazione digitale a norma.

Luca Rodolfi — Havant

«I lettori di barcode funzionano al meglio solo con immagini perfette. Nella realtà, però, ci troviamo quotidianamente a gestire documenti con fogli sgualciti, scanner non calibrati, etichette applicate in modo scorretto o deteriorate. In queste condizioni la lettura automatica dei codici falliva più spesso, rendendo necessario l’intervento manuale per risolvere le anomalie.»

Luca Rodolfi — Data & AI BU Director, Havant

Proprio per affrontare questo tipo di criticità è stato sviluppato e integrato un modulo innovativo di intelligenza artificiale, basato su avanzati algoritmi di machine learning, in grado di leggere direttamente il testo e riconoscere i codici anche in assenza di un barcode valido, garantendo così la piena comprensione e la corretta archiviazione dei documenti anche in presenza di anomalie dovute a errori di stampa o di scansione.

Ugo Mattia — CAI

«Il nostro target dichiarato era il 99% di accuratezza, perché solo così potevamo garantire processi veramente efficienti su larga scala e soddisfare le crescenti esigenze del mercato. E per larga scala intendiamo veramente un volume importante di materiale: considerando le nostre agenzie oggi coinvolte nel progetto, presenti in 45 province, il numero di documenti scansionati al giorno raggiunge quote nelle migliaia di documenti al giorno. Si tratta di documenti di varia natura: dalle bolle dei fornitori agli atti che riguardano le singole agenzie. Grazie alla partnership con Havant, questa importante attività è stata automatizzata e il personale è stato sgravato di un compito delicato e molto time-consuming. L’obiettivo per quest’anno è quello di estendere la partnership a tutte le oltre 300 agenzie presenti oggi in Italia proseguendo così il percorso di digitalizzazione di CAI.»

Ugo Mattia — Responsabile infrastrutture IT, Consorzi Agrari d’Italia

«L’AI entra in gioco quando il sistema tradizionale classifica un documento come anomalo», chiarisce Luca Rodolfi. «Non cerca di leggere le barre danneggiate, ma sfrutta la lettura del testo sottostante tramite OCR e applica regole intelligenti per riconoscere i codici validi, restituendo comunque l’informazione corretta e mantenendo alta l’affidabilità del processo».

L’integrazione della piattaforma AI-Docs rappresenta quindi un tassello strategico per superare i limiti delle tecnologie OCR tradizionali e garantire a CAI una gestione documentale davvero efficiente, affidabile e scalabile per il futuro.

Il nuovo sistema ha consentito una drastica riduzione dei documenti anomali, eliminando la necessità di interventi manuali e superando i problemi legati ai barcode danneggiati, grazie a una lettura testuale più robusta e affidabile. La classificazione e lo smistamento dei documenti destinati alla conservazione digitale sono ora completamente automatizzati tramite l’assegnazione di metadati strutturati, permettendo così la gestione centralizzata di volumi documentali sempre più consistenti provenienti da una rete destinata a espandersi a livello nazionale.

• Accuratezza di processo elevata e stabile nel tempo
• Eliminazione degli errori nella gestione e conservazione
• Riduzione dei tempi operativi e facilità di accesso ai documenti grazie a una distribuzione automatica e intelligente
• Piena scalabilità: il sistema è già pronto a sostenere l’espansione futura del business